الالكترونية لتبادل الأفكار - رحاب ناصر العتيبي

الالكترونية لتبادل الأفكار

بواسطة L. Siau

Dr. Siau is professor of management in the Department of Management, University of Nebraska-Lincoln, 209 College of Business Administration, Lincoln, NE 68588-0491. الدكتور Siau أستاذ الإدارة في إدارة الشؤون الإدارية ، جامعة نبراسكا لنكولن ، 209 من كلية إدارة الأعمال ، لينكولن .Emawww.ait.unl.edu/doc2/faculty/siau/..

جلسات مجموعة هامة من أجل حل العديد من مشاكل اليوم. Sometimes the leader, alone, cannot handle the complexity of the problems. أحيانا يمكن للزعيم ، وحدها ، وليس التعامل مع تعقيد المشاكل. Other times, meetings are necessary because the expertise added by others will increase the chances of finding better solutions. مرة أخرى ، والاجتماعات ضرورية لأن الخبرة المضافة من قبل الآخرين سيزيد من فرص العثور على أفضل الحلول. In most meetings, the idea-generating sessions are unorganized free-for-alls. في معظم الاجتماعات ، وغير المنظم في توليد فكرة دورات مجانية لل ALLS. And these usually lead to less-than-satisfactory outcomes—the solutions to the problems are not satisfactory and the participants are not satisfied with the process. وهذه تؤدي عادة إلى أقل من مرضية ، نتائج الحلول للمشاكل ليست مرضية وغير راضين على المشاركين في هذه العملية. Several techniques have been designed to improve the process and the outcomes of these meetings. وقد تم تصميم العديد من التقنيات لتحسين عملية ونتائج هذه الاجتماعات.

One of the most common techniques that claim to produce high-quality ideas is brainstorming. أحد الأساليب الأكثر شيوعا التي تدعي لانتاج عالية الجودة الأفكار هي الأفكار. Basically, a brainstorming session follows these four rules: أساسا ، جلسة العصف الذهني تتبع هذه القواعد الأربع :

1. 1. Rule out criticism يستبعد الانتقادات

2. 2. Encourage "freewheeling" تشجيع "الطليق"

3. 3. Go for quantity تذهب لكمية

4. 4. Seek combination and improvement on ideas تسعى مجموعة والتحسين على الأفكار

These rules are meant to overcome motivational and social factors that frequently inhibit idea generation. وتهدف هذه القواعد إلى التغلب على العوامل المحفزة والاجتماعية التي تمنع في كثير من الأحيان توليد الفكرة. What is interesting, however, is that much of the research on this popular technique shows that it is not always effective in increasing group creativity. ما هي مثيرة للاهتمام ، ومع ذلك ، هو أن الكثير من البحوث حول هذا الأسلوب الشعبي يشير الى انها ليست دائما فعالة في زيادة الإبداع المجموعة. In fact, some studies show that individuals working alone can produce better ideas than those same individuals working together in a brainstorming session. في الواقع ، فإن بعض الدراسات تبين أن الأفراد العاملين وحدها يمكن أن تنتج أفكار أفضل من هؤلاء الأفراد يعملون معا في نفس جلسة العصف الذهني.

What's Wrong with Brainstorming ? ما يعيب العصف الذهني؟

Researchers have proposed several reasons why brainstorming may not be very effective: وقد اقترح الباحثون عدة أسباب لتبادل الأفكار قد لا تكون فعالة للغاية :

1. Production blocking . 1. حظر الإنتاج . Only a single member of the group can talk at a given moment; the others have to listen. لا يمكن إلا على عضو واحد من مجموعة نقاش في لحظة معينة ، والبعض الآخر للاستماع. While they listen, they may think of relevant ideas but, by the time it is their turn to contribute, the ideas may be forgotten. في حين أنهم يستمعون ، فإنها قد تفكر في الأفكار ذات الصلة ، ولكن في الوقت الذي هو دورهم في المساهمة ، قد يكون نسي الأفكار. It's also possible that, as the session goes on, the ideas appear less relevant, or the discussion has taken a new direction. من الممكن ايضا ، وكما كان يذهب في الدورة ، والأفكار تبدو أقل أهمية ، أو في مناقشة واتخاذ اتجاه جديد. Another possibility is that, over time, the individual becomes distracted. هناك احتمال آخر هو أنه مع مرور الوقت ، ويصبح الفرد مشتتا. However, these unexpressed ideas—if they would have been offered—might have stimulated someone else to build upon them, perhaps leading to a better solution to the problem at hand. بيد أن هذه الأفكار غير المعلنة ، اذا كانوا قد عرضت ، قد حفزت شخص آخر لبناء عليها ، الأمر الذي يفضي إلى أفضل حل لهذه المشكلة في متناول اليد.

2. Evaluation apprehension . 2. خوف التقييم . It's easy to understand why some people may not offer an idea because of fear that others will criticize it, or criticize the individual for forwarding the idea. فمن السهل أن نفهم لماذا بعض الناس قد لا نقدم فكرة بسبب الخوف من أن الآخرين سوف انتقاد ، أو انتقاد الفردية لإحالتها على هذه الفكرة. While criticism is not allowed in a brainstorming session, unspoken—as a slightly raised brow—criticism cannot be forced upon participants. بينما لا يسمح للانتقاد في جلسة العصف الذهني ، لا يمكن غير معلن ، كما نقد جبين مرتفعة قليلا يمكن فرضها على المشاركين. Also, a lower-level participant may feel uncomfortable speaking out on an idea that he or she believes the supervisor would not support, or an idea that may be openly ridiculed after the meeting. كما يجوز للمشترك على مستوى أقل يشعرون بعدم الارتياح الجهر على فكرة انه او انها تعتقد ان المشرف لن تدعم ، أو فكرة قد سخر علنا بعد الاجتماع.

3. Free riding . 3. ركوب الحرة. Individuals have a tendency to put less effort into a group project than they would if they were working independently. الأفراد لديهم ميل لوضع أقل جهد في مشروع مجموعة مما لو كانوا يعملون بشكل مستقل. For instance, some people feel more comfortable offering an idea only after they have had the time to think it through. على سبيل المثال ، بعض الناس يشعرون براحة أكبر طرح فكرة إلا بعد أن وقتا للتفكير من خلال. Meetings usually have the pressure of time hovering over them; thus, certain ideas, thought up during the meeting, will not be forthcoming. اجتماعات وعادة ما يكون ضغط الوقت تحوم فوقها ، وبالتالي فإن بعض الأفكار والفكر في أثناء الاجتماع ، لن يكون وشيكا.

You can see now how a person's potential contribution can be diminished in a group session. يمكنك أن ترى الآن كيف يمكن تقليص مساهمة الشخص المحتمل في جلسة المجموعة. Several studies have shown that electronic brainstorming can overcome some of these barriers. وقد أظهرت دراسات عدة أن العصف الذهني الإلكترونية يمكن التغلب على بعض هذه الحواجز. (I've recently reviewed them in the article, Electronic Creativity Techniques for Organizational Innovation, Journal of Creative Behavior Vol. 30, 283, 1996). (لقد قمت بمراجعة لهم مؤخرا في مقالة والتقنيات الإلكترونية للإبداع والابتكار التنظيمي ، مجلة المجلد السلوك الإبداعي. 30 ، 283 ، 1996).

Brainstorming via Email العصف الذهني عبر البريد الالكتروني

One form of brainstorming is via email. نموذج واحد هو العصف الذهني عبر البريد الإلكتروني. A facilitator is recommended for this technique. ينصح الميسر لهذه التقنية. Once the problem is defined, it is sent out to the "group" via email. عندما يتم تحديد المشكلة ، ويتم إرساله إلى "المجموعة" عبر البريد الإلكتروني. This allows participants to contribute ideas independently by sending emails back to the facilitator. هذا يتيح للمشاركين المساهمة في الأفكار بشكل مستقل عن طريق إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى الميسر. The facilitator will compile the list and send it out to the group. والميسر ترجمة القائمة وإرسالها إلى المجموعة. An "electronic facilitator" could be programmed to perform the tasks of compilation, and sending and receiving emails. ويمكن برمجتها ل"الميسر الإلكترونية" لأداء مهام تجميع وإرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني. The list could be sent out once a day. ويمكن أن ترسل قائمة من مرة في اليوم. In this way, the participants can follow up on other's ideas. في هذه الطريقة ، يمكن للمشاركين متابعة أفكار الآخرين. Since ideas are recorded electronically, they won't be forgotten, and they can be thought about at any time. منذ تسجل الأفكار إلكترونيا ، لن تكون منسية ، ويمكن اعتبار انهم عنها في أي وقت. Participants can dwell on the problem in the comfort and privacy of their desks and even their homes. يمكن للمشاركين اركز على هذه المشكلة في الراحة والخصوصية من مكاتبهم وحتى منازلهم. They can examine inputs directly from the computer, or from printouts. يمكن أن فحص مدخلات مباشرة من جهاز الكمبيوتر ، أو من المطبوعات. Thus, the major barriers to production blocking are now overcome. وبالتالي ، يتم الآن التغلب على العوائق الرئيسية لعرقلة الإنتاج.

Also, only the facilitator (if a human facilitator is used) knows the identities of the contributors. أيضا ، إلا الميسر (إذا تم استخدام الميسر الإنسان) يعرف هوية المساهمين. The ideas in the list are not associated with any individual. لا ترتبط الأفكار في القائمة مع أي فرد. Because the ideas are anonymous, لأن الأفكار هي المجهول ،

participants who are reticent due to evaluation apprehension will now be more likely to contribute. سيقوم المشاركون الذين متحفظا بسبب تخوف التقييم يكون الآن أكثر عرضة للمساهمة. Social loafing will be reduced since an individual can work through his or her ideas independently before offering them to the entire group. وسيتم خفض التسكع الاجتماعية نظرا لأن الفرد يمكنه العمل من خلال تعريفه أو أفكارها بشكل مستقل قبل طرحها للمجموعة بأكملها.

In addition to the benefits mentioned above, electronic brainstorming has the advantages of transcending space and time constraints. بالإضافة إلى الفوائد المذكورة أعلاه ، والعصف الذهني الإلكترونية مزايا تجاوز قيود المكان والزمان. Many times, it's difficult to set up a meeting. مرات عديدة ، وانه من الصعب اقامة الاجتماع. One or more of the desired participants may not be able to attend. ربما واحد أو أكثر من المشاركين المطلوب لا يكون قادرا على الحضور. Sometimes the number of participants is restricted by the size of the room. أحيانا يقتصر عدد المشاركين حسب حجم الغرفة. When planning face-to-face meetings, there's always a tendency to keep the group to a reasonable size; thereby eliminating some people at the fringe of the problem. عند التخطيط وجها لوجه الاجتماعات ، وهناك دائما نزعة للحفاظ على المجموعة إلى حجم معقول ، وبالتالي القضاء على بعض الناس على هامش هذه المشكلة. However such "outsiders" often make major contributions and bring new insights. لكن مثل هذه "الغرباء" غالبا ما تجعل مساهمات كبيرة وتحقيق رؤى جديدة. By using an email system, the size of the group no longer has to be restricted. باستخدام نظام البريد الإلكتروني ، وحجم المجموعة لم يعد لديه أن تكون مقيدة. The participants need not be all present at the same time and at the same place. المشاركون لا يلزم أن يكون جميع الحاضرين في الوقت نفسه وفي المكان نفسه. When a creativity session involves people from various sites and localities, the electronic mechanism becomes even more valuable as it eliminates travel time and expense. عندما دورة الإبداع ينطوي على الناس من مختلف المواقع والمناطق ، وآلية إلكترونية يصبح أكثر قيمة لأنه يلغي وقت السفر والمصاريف.

Consider using brainstorming via email to increase both the quantity and quality of ideas. النظر في استخدام العصف الذهني عبر البريد الإلكتروني إلى زيادة كل من كمية ونوعية الأفكار. The non-face-to-face environment allows everyone to focus more on the creativity task at hand, and less on the personal and social aspects of interaction. عدم وجها لوجه بيئة تسمح الجميع إلى التركيز أكثر على الإبداع المهمة في متناول اليد ، وبدرجة أقل على الجوانب الشخصية والاجتماعية للتفاعل. Your success and the success of your organization depend on good ideas, so experiment with ways to get the better ideas. نجاحك ونجاح المؤسسة يعتمد على أفكار جيدة ، لذلك التجربة مع طرق للحصول على أفضل الأفكار.

by Keng L. Siau, Ph.D.